Sebagai seorang mahasiswa, pastinya kehidupan kamu tidak akan jauh dari dunia tulis-menulis, salah satunya dalam penulisan surat. Mengapa d...
Sebagai seorang mahasiswa, pastinya kehidupan kamu tidak akan jauh dari dunia tulis-menulis, salah satunya dalam penulisan surat. Mengapa demikian? Hal ini tentu kamu butuhkan saat ingin mengajukan lamaran pekerjaan untuk kerjaan paruh waktu, membuat surat ijin tidak masuk kelas, dan lain sebagainya.
Kesalahan dalam menulis surat akan menimbulkan sesuatu yang ambigu dan susah dipahami oleh penerima surat. Selain itu, kesalahan akan mengakibatkan penerima surat menjadi ragu-ragu akan kebenaran isi surat kamu. Untuk itu, kamu harus memastikan bahwa surat kamu sudah benar dan terhindar dari kesalahan-kesalahan yang biasa terjadi berikut ini.
1. Mengabaikan hal-hal yang kecil
Penulis surat biasanya tidak terlalu teliti dan hanya fokus kepada isi surat. Ia mengabaikan hal-hal kecil yang akan mempengaruhi kesempurnaan surat. Pertama, adalah masalah tata bahasa dan ejaan kata. Kamu harus menghindari kesalahan penulisan, apalagi kesalahan penulisan nama. Hal itu bisa menyebabkan penerima tidak merespon suratmu. Selain penulisan nama, kesalahan penulisan yang berakibat fatal lainnya adalah kesalahan menuliskan alamat. Jika seseorang menggunakan jasa pos, maka surat tersebut akan terkirim ke alamat yang berbeda. selain itu kamu juga harus memperhatikan ukuran tulisan kamu. Sebaiknya kamu menggunakan komputer untuk menulisnya.
2. Berikan alasan yang tepat
Saat membuat surat dengan tujuan untuk meminta ijin kepada dosen untuk tidak masuk kuliah, sebaiknya kamu memberikan alasan yang tepat, masuk akal dan dapat dipertanggung jawabkan. Hal ini akan berguna untuk membuat dosen percaya dengan alasan yang kamu berikan. Biasanya, mahasiswa hanya memberikan alasan yang klasik, misalnya karena sedang sakit. Sebaiknya kamu menyebutkan jenis sakit yang kamu derita secara spesifik.
Saat kamu membuat surat dengan tujuan untuk melamar pekerjaan, maka kamu juga harus memberikan informasi yang detail. Biasanya penulis surat hanya mencantumkan pekerjaan apa yang ingin ia lamar. Namun, hal ini merupakan sebuah kesalahan. Penerima surat hanya akan melihat ambisimu tanpa mengetahui bagaimana perjuanganmu. Untuk membuat surat yang lebih acceptable, sebaiknya kamu juga mencantumkan sumber yang memberikan informasi tentang lowongan pekerjaan itu, dan mengapa kamu ingin memiliki pekerjaan tersebut.
3. Terlalu formal
Surat memang seharusnya formal. Namun, beberapa orang telah melakukan kesalahan dengan menulis format yang terlalu formal. Mereka hanya menuliskan hal-hal inti dan tidak terkesan komunikatif. Sebaiknya kamu membuat sebuah surat yang formal tetapi tetap komunikatif, seperti memberikan alasan kenapa kamu ingin memiliki pekerjaan tersebut, dan lain-lain. Selain itu, tetap jaga format surat yang kamu buat, sehingga tetap terlihat rapi.
4. Tetaplah fokus pada keuntungan bagi perusahaan jika mereka menerima kamu sebagai karyawan
Kamu harus menjelaskan segala kelebihanmu. Kamu harus menerangkan pengalaman-pengalaman yang telah kamu peroleh, serta kursus-kursus yang mendukung yang pernah kamu ikuti. Selain itu, kamu juga sebaiknya menyertakan sertifat dan piagam prestasi yang sesuai dengan pekerjaan itu. Sebagai seorang mahasiswa yang masih diwajibkan kuliah, sebaiknya kamu juga harus meyakinkan bahwa kamu adalah tipe orang yang bertanggung jawab dan mampu membagi waktu dengan baik.
5. Cari tahu nama lengkap serta gelar penerima surat
Sebaiknya kamu menghindari sebuah awal surat menggunakan kata “Kepada Bapak/Ibu”. Kamu harus memberikan nama yang spesifik, contohnya “Kepada Bapak Harun Subekti”. Hal ini akan membuat penerima surat merasa yakin bahwa kamu benar-benar mencari informasi tentang perusahaannya.
